「日本円でいくら必要ですか」という質問に答えるには、商品価格だけでなく、支払方法、送金費用、換算レート、支払時期を確認する必要があります。金額の内訳を分けて記録します。
商品代とサービス料金を分けます
商品代、仕入れ代行や同行等のサービス料金、現地実費、梱包・発送費を分けます。まとめた金額だけでは、後から変更理由を確認しにくくなります。
通貨と換算時点を確認します
見積通貨、支払通貨、適用する換算時点を確認します。為替は動くため、見積時と実際の支払時で日本円の金額が変わることがあります。有効期限も確認してください。
送金に必要な情報をそろえます
- 受取人・会社名
- 金融機関と口座情報
- 請求書番号と支払目的
- 送金手数料を誰が負担するか
- 入金期限
口座情報は請求書等の正式な案内と照合し、連絡途中で変更された場合は別の連絡手段でも確認します。
記録を残します
請求書、送金控え、入金確認、商品明細を案件ごとに保管します。支払い済みであっても、購入、検品、発送の完了とは分けて管理します。